A falta de emissão de nota fiscal pode gerar problemas aos proprietários de clínicas veterinárias, mas muitos consideram o assunto complexo e acabam deixando tudo nas mãos do contador. Contar com o suporte de um escritório de contabilidade é fundamental, mas também é preciso conhecer alguns detalhes desse processo para evitar contratempos.
É importante salientar que nem todos os softwares do mercado instalados em um computador ou operando em servidores remotos na nuvem estão preparados para emitir todos os tipos de notas fiscais. Alguns exigem um investimento maior devido à necessidade de softwares e equipamentos específicos.
O desafio das empresas de informática não está apenas no desenvolvimento da solução, mas também em manter as regras atualizadas e adequadas à legislação vigente no país. Diversos tipos de tributos, regras descentralizadas e dinâmicas aumentam ainda mais a complexidade da tarefa. Vale lembrar que o principal imposto sobre prestação de serviços é um tributo municipal, enquanto a venda de produtos é tributada segundo normativas estaduais. Para garantir a integridade das operações, os estados e os municípios exigem que as empresas de software validem suas soluções seguindo processos de homologação criteriosos.
Os diversos tipos de notas fiscais
O Emissor de Cupom Fiscal (ECF) é um equipamento de automação comercial com capacidade de emitir documentos fiscais. Mais conhecido como “impressora fiscal”, esse dispositivo é ultrapassado e começou a ser substituído em 2015.
O Sistema Autenticador e Transmissor (SAT) de Cupons Fiscais Eletrônicos (CF-e), implantado em 2014 no estado de São Paulo para substituir os antigos ECFs, permite o registro eletrônico de todos os arquivos e transações do comércio de varejo. O SAT é um equipamento formado por hardware e software embarcado, que usa um Certificado Digital próprio para emitir o cupom fiscal eletrônico, mas não tem impressora integrada. A necessidade de aquisição da impressora não fiscal e de um software de gestão capaz de se comunicar com o SAT representa uma enorme desvantagem desse sistema. Vale destacar ainda que o SAT não precisa estar sempre conectado à internet.
A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é um documento fiscal eletrônico, de existência apenas digital, que deve ser emitido em diversas operações comerciais envolvendo a circulação de mercadorias, como venda para pessoa jurídica, devolução e transferência, entre outros. Para utilizar a NF-e nas operações de prestação de serviços e venda de produtos simultaneamente, é necessário observar a existência de um convênio de cooperação entre a Secretaria da Fazenda e Planejamento do Estado de São Paulo (Sefaz-SP) e as prefeituras. Isso porque o Imposto sobre Serviços de Qualquer Natureza (ISSQN) é de competência municipal, enquanto o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) é estadual. Para emitir a NF-e é necessário obter os dados do cliente, o que dificulta a emissão desse tipo de nota em petshops e lojas onde o fluxo de pessoas é relativamente alto.
A Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFC-e) é um documento fiscal eletrônico, de existência apenas digital, que deve ser emitido em operações de venda presencial ou entrega em domicílio para o consumidor final. Nesse caso, os dados dos compradores não são obrigatórios, o que garante agilidade ao processo de venda de produtos. O principal objetivo da Secretaria da Fazenda é digitalizar a emissão do cupom fiscal, garantindo maior agilidade na comunicação com a Sefaz e no repasse de informações fiscais. Com a NFC-e, o cupom fiscal será extinto, abrindo espaço a uma nova realidade em que tudo é feito de maneira digital, dispensando o processo de homologação dos softwares emissores ou o investimento em equipamentos mais caros.
A Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) é um documento de existência exclusivamente digital, que serve para registrar as operações de prestação de serviços sujeitos ao Imposto sobre Serviços de Qualquer Natureza (ISSQN). O objetivo do desenvolvimento da NFS-e é a implantação de um modelo nacional de documento fiscal eletrônico que substitua a atual emissão em papel. Esse documento visa racionalizar e padronizar as obrigações tributárias. Ele deverá ser adotado progressivamente pelos municípios. A integração com sistemas de gestão de clínicas veterinárias é fundamental e necessária, pois o mesmo sistema usado para registrar detalhes do atendimento clínico já tem os dados do tutor, que são necessários para a emissão da NFS-e.
O melhor dos mundos para clínicas e petshops
Há uma tendência no mercado de softwares de oferecer soluções em que os documentos fiscais referentes à venda de produtos e à prestação de serviços podem ser emitidos diretamente do sistema, rodando em servidores na nuvem. Isso significa que a emissão da nota fiscal é feita remotamente, pode ser enviada ao cliente via e-mail ou SMS e pode ser consultada por ambos a qualquer momento.
A possibilidade de imprimir notas fiscais de maneira totalmente digital representa vantagens para ambos, clínicas e tutores. Os sistemas de gestão que oferecem a impressão de notas separadamente para operações de vendas de produtos e prestação de serviços trazem uma solução prática, rápida e simples de usar. Hoje em dia não é mais necessário criar e manter uma rede local de computadores, instalar softwares, comprar impressoras e estocar bobinas de papel, além de ter um contrato de manutenção de toda essa infraestrutura.
No cenário atual, a clínica, independentemente do tamanho ou da complexidade da operação, pode simplesmente disponibilizar notebooks em pontos estratégicos, mantê-los conectados com a internet e assinar um plano com um sistema de gestão com suporte à distância via conexão remota. Os tutores podem receber a nota fiscal e outros documentos via WhatsApp, no formato PDF, imediatamente após a conclusão da venda ou a prestação do serviço, e consultar os documentos posteriormente, acessando a área do cliente.
Mais tempo para o veterinário clinicar
A tecnologia tem proporcionado mudanças na vida das pessoas. Solicitar um táxi, pagar uma conta, alugar um imóvel, conversar com um parente no exterior são alguns exemplos já consolidados de mudanças que ocorreram nos últimos 10 anos. A gestão de clínicas também está se transformando. O veterinário usuário de um sistema de gestão online consegue dedicar mais tempo a atender seus pacientes, pois tem mecanismos para delegar tarefas administrativas com mais segurança e eficiência. O contador pode acessar o sistema, verificar quais as notas fiscais emitidas, acessar as notas fiscais de compra de produtos e os pagamentos e assim manter a contabilidade da empresa em dia, alinhada com as exigências legais. O veterinário pode ainda optar por contratar os serviços de um gestor financeiro compartilhado, na modalidade conhecida como Terceirização de Processos de Negócios, ou Business Process Outsourcing (BPO). Assim como o contador, o BPO Financeiro pode acessar o sistema de gestão da clínica, os relatórios financeiros de fechamento de caixa e os extratos, analisar os dados, sugerir ajustes nos processos e monitorar os resultados.
A tecnologia disponível hoje permite que os veterinários dediquem mais tempo a suas atividades-fim e, com apenas alguns minutos por semana, acompanhem relatórios fornecidos pelos seus gerentes contratados no formato BPO, mostrando os números do crescimento e construindo uma realidade mais interessante, na qual podem trabalhar melhor, gastando menos tempo com tarefas de gestão, e ganhar mais, atendendo mais clientes em atuações veterinárias.
