El proceso de informatización de una clínica veterinaria no se reduce a la elección de un programa, sistema web o aplicativo. Para conseguir salir de un sistema manual para una gestión informatizada sin traumas se necesita considerar algunos puntos importantes. Las recomendaciones que hago en este artículo valen también para los que ya usan un sistema informatizado en su trabajo, pero no están satisfechos con los resultados y quieren cambiarlo. El objetivo principal de la informatización de una actividad es el aumento de la eficiencia y del lucro de la operación, y para eso es necesario registrar las informaciones, analizar datos, tomar las decisiones necesarias y analizar los resultados.

Identificar las necesidades

El mercado ofrece una enorme cantidad de tipos de sistemas de gestión para clínicas veterinarias, pero antes de contactar a las empresas, es necesario definir sus necesidades. Busque separar su negocio en sectores, como por ejemplo el área clínica, área de baños y sector comercial. A continuación haga un ejercicio y enumere algunas tareas cuya operación es crítica, como la atención clínica, la internación, el baño y corte de pelo o la venta de productos en el sector comercial. Haga un itinerario simple de una consulta clínica, desde la llegada del dueño hasta el registro de pago de la misma. Identifique las particularidades de su operación, como el régimen de comisiones para los veterinarios, cortadores de pelo o vendedores; la emisión de la factura de productos o servicios; o el control de stock del material utilizado durante la consulta clínica.

Elección del sistema informático

Ahora que ya tiene la lista con sus prioridades, comience a buscar. La mayoría de las empresas anuncian en Google, pero: atención! No todas van a aparecer en la misma pesquisa. Haga varios intentos utilizando palabras un poco diferentes y vea los resultados desde la primera hasta la última de la página. Google es muy eficiente, pero es importante buscar otras fuentes, como eventos científicos, grupos de profesionales en WhatsApp o anuncios en revistas especializadas. Antes de entrar en contacto con la empresa, busque posibles reclamos o problemas en páginas como Reclame Aquí. Analice el número de reclamos, tanto los que tuvieron respuesta como aquellos que no fueron respondidos. Verifique el modelo de negocio. La mayoría son sistemas on line cuyo acceso es liberado previo pago de una mensualidad, pero también existen aquellos llamados desktop, que se venden por un valor único, como softwares de «estantería». La mejor opción, inclusive para clínicas grandes con varios terminales o redes de clínicas, será siempre el sistema on line. Este tipo de sistemas de operación ofrece varias ventajas en relación a los sistemas tipo desktop.

En el sistema on line no hay que preocuparse con copias de seguridad, y se puede entrar desde cualquier lugar y en cualquier momento. Además, las actualizaciones son automáticas, sin que interactúen con el sistema, como por ejemplo durante un download y nuevas instalaciones. La única desventaja es que se necesita una conexión a internet, pero es un problema relativamente fácil de solucionar hoy en día. Son muy pocos los profesionales que trabajan en áreas donde no hay cobertura de celular o no existe internet. Busque empresas en las que hay un veterinario, no sólo en la construcción del sistema, sino también para soporte al usuario. Muchas de las preguntas sólo pueden ser entendidas por veterinarios o gestores que tienen experiencia en clínicas o pet shops. Llegó la hora de dejar las anotaciones en papel

Ese es el gran momento y, sin dudas, uno de los puntos en los que el veterinario termina frustrado. En primer lugar es importante pasar por un período de prueba para tener una idea de cómo será su uso todos los días. Generalmente las empresas ofrecen un periodo que va de los 7 a 15 días, algo que personalmente considero insuficiente. Mantenga el foco en las pruebas y sea objetivo; de esta forma podráidentificar los aspectos fuertes y los aspectos malos,