Um assistente virtual para sua clínica

A gestão informatizada de uma clínica permite aproveitar recursos de software como o assistente virtual, que facilita o agendamento de serviços e a venda de produtos

A medicina veterinária é uma atividade baseada na prestação de serviços, e por isso a gestão do tempo é um fator decisivo para o aumento da lucratividade. Os melhores resultados são alcançados quando o veterinário ocupa a maior parte de seu tempo no atendimento clínico e cirúrgico, e conta com colaboradores capacitados para ajudá-lo a manter uma boa produtividade.
Mas, antes de o animal ser atendido, as dúvidas do tutor devem ser solucionadas, e ele precisa estar confiante para entregar seu pet aos cuidados do veterinário.
O desafio é oferecer o pré-atendimento em tempo real para o maior número de pessoas possível, sem aumento dos custos operacionais. Nesse contexto, o assistente virtual tem se mostrado um aliado importante.
Inteligência artificial e chatbots
O chatbot, ou assistente virtual, é um software capaz de interagir com seres humanos como se fosse um deles, inclusive expressando emoções e demonstrando cordialidade. Esses softwares são construídos utilizando recursos de inteligência artificial (IA), cuja principal característica é a habilidade de simular a inteligência humana, compreender nossa linguagem, aprender por meio dos dados coletados e resolver problemas.
A inteligência artificial está presente na rotina das pessoas já há algum tempo e pode ser vista em carros com sensores de estacionamento, aplicativos de navegação como Waze e Google Maps e tantos outros exemplos, inclusive na área da medicina veterinária.
Recentemente, a empresa TecPet (https://tec.pet/), sediada em Florianópolis, SC, lançou o PetBot, um assistente virtual para o mercado pet integrado com o Facebook Messenger. Caracterizado como um robô de atendimento, esse assistente virtual facilita o agendamento de serviços e oferece recursos que auxiliam na venda de produtos, atuando também como um vendedor digital. Algumas pessoas podem não gostar de serem atendidas por um robô, mas as vantagens para clínicas veterinárias e petshops são muitas.
Automatizar o agendamento de serviços
A maior parte do processo de agendamento de consultas ou banho e tosa pode ser automatizada. O assistente digital pode atender seus clientes pelo Facebook Messenger ou pelo WhatsApp, consultar sua agenda e reservar horários automaticamente, oferecendo opções de datas e horário disponíveis. Além disso, o robô pode ser programado para enviar mensagens solicitando a confirmação do tutor.
Pré-atendimento virtual
Algumas dúvidas dos clientes podem ser solucionadas pelo assistente digital, como informações sobre o horário de atendimento, datas em que os profissionais estariam disponíveis, formas de pagamento, especialidades e outras questões frequentes. As dúvidas não qualificadas, ou seja, aquelas às quais não se pode responder digitalmente, são facilmente direcionadas para o atendente, que usará seu precioso tempo para atender às demandas mais específicas.
Auxiliar na venda de produtos
Boa parte dos consumidores busca ofertas de produtos fora do horário comercial. O assistente virtual pode atender esses clientes informando produtos e preços, uma vez que tem a capacidade de entender o que o cliente procura e de fazer uma busca no banco de dados da loja.
Aprimorando a gestão do tempo
A lucratividade de uma clínica veterinária está diretamente relacionada ao tempo que o profissional leva em um atendimento e ao valor cobrado pelo serviço.
As clínicas mais lucrativas normalmente executam uma quantidade maior de cirurgias, que são serviços mais caros. Os profissionais que trabalham com medicina veterinária integrativa e homeopatia costumam realizar consultas mais longas. Além do valor do serviço e da duração do atendimento, existem outros parâmetros a considerar na análise da lucratividade, como as despesas, os custos fixos e as variáveis. Os hospitais veterinários necessitam de uma infraestrutura mais robusta, e por isso terão custos mais elevados quando comparados com consultórios e clínicas.
Ao analisar esses dois índices – o ticket médio (valor médio cobrado pelos serviços em um período) e o tempo médio de cada atendimento –, você saberá um pouco mais sobre o comportamento das receitas da clínica, que, em última análise, é um reflexo da gestão do tempo no atendimento clínico.
Para aplicar esses conceitos na rotina de sua clínica, é necessário implementar um bom sistema informatizado de gestão. Independentemente do sistema utilizado em sua clínica, registre todos os serviços efetuados, os valores cobrados e as despesas efetuadas. Identifique o valor do ticket médio e do tempo médio dos atendimentos e passe a monitorá-los mensalmente. Verifique os índices antes e depois da implementação do assistente virtual e compare o valor investido na ferramenta com os resultados obtidos.
Aqueles que ainda não adotaram a gestão informatizada da clínica ou usam um sistema que não possibilita a análise de dados financeiros podem criar uma conta no VetGo (www. vetgo.com.br) e colocar os conceitos de gestão apresentados neste artigo em prática gratuitamente. O VetGo é um sistema de gestão de clínicas veterinárias online, desenvolvido por mim a partir de mais de 30 anos de experiência na área de informática aplicada à medicina veterinária.
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