Como informatizar sua clínica – da escolha do sistema à análise de resultados

A informatização aumenta a eficiência e a lucratividade de um estabelecimento por meio do registro e análise de dados, que permitem medir com precisão os resultados e tomar as melhores decisões – Foto: ESB Professional / Shuttestock

O processo de informatização de uma clínica veterinária não se resume à escolha de um software, sistema web ou aplicativo. Para que você consiga migrar do sistema manual para uma gestão informatizada sem traumas, é necessário considerar alguns pontos importantes.

As recomendações que faço neste artigo valem também para aqueles já usam um sistema informatizado na rotina de trabalho, mas estão descontentes com os resultados e planejam mudar.

O objetivo principal da informatização de uma atividade é o aumento da eficiência e da lucratividade da operação, e para isso é necessário registrar as informações, analisar dados, tomar as decisões necessárias e mensurar o resultado.

Identificar as necessidades

O mercado oferece uma grande quantidade de opções de sistema para gestão de clínicas veterinárias, mas antes de contatar as empresas, é preciso definir suas necessidades. Procure separar seu negócio em setores, como clínica, banho e tosa e loja. Em seguida, faça um exercício e liste algumas tarefas cuja operação é crítica, como atendimento clínico, internação, banho e tosa ou venda de produtos na loja.

Faça um roteiro simples do atendimento clínico realizado no seu estabelecimento, desde a chegada do tutor até o término do atendimento e o registro do pagamento. Identifique as particularidades da sua operação, como o regime de comissionamento para veterinários, tosadores ou vendedores; a emissão de nota fiscal de produtos ou serviços; ou o controle de estoque do material utilizado no atendimento clínico.

A escolha do sistema de gestão

Agora que você tem em mãos uma lista com suas prioridades, comece a procurar. A maioria das empresas anunciam no Google, mas, atenção, nem todas irão aparecer na mesma pesquisa. Faça várias tentativas usando palavras-chave um pouco diferentes e veja os resultados posicionados no início e no final da página. O Google é muito eficiente, mas é importante buscar outras fontes, como eventos científicos, grupos de profissionais no WhatsApp ou anúncios em revistas especializadas. Antes de entrar em contato com a empresa, procure referências de reclamações em sites como Reclame Aqui. Avalie o número de reclamações postadas, atendidas e não atendidas.

Verifique o modelo de negócio. A maioria são sistemas web (online) cujo acesso é liberado mediante o pagamento de uma mensalidade, mas há também os sistemas chamados desktop, que são vendidos por um valor único, como softwares de “prateleira”. A melhor opção, mesmo para clínicas grandes, com vários terminais ou redes de clínicas, será sempre um sistema web. Essa modalidade de operação oferece várias vantagens quando comparada com o sistema desktop.

No sistema online você não precisará se preocupar com cópias de segurança e poderá acessá-lo de qualquer lugar e a qualquer momento. Além disso, as atualizações são feitas automaticamente, sem a necessidade de nenhuma interação com o sistema, como downloads e novas instalações. A única desvantagem é a necessidade de conexão com a internet, mas essa situação é muito incomum nos dias de hoje. A porcentagem de profissionais que atuam em áreas sem cobertura de sinal de celular e internet é muito pequena.

Procure empresas que mantêm um veterinário participando não só da construção do sistema, mas também do suporte ao usuário. Muitos de seus questionamentos só poderão ser compreendidos por veterinários ou gestores que já vivenciaram a experiência de trabalhar em uma clínica ou em um petshop.

Chegou a hora de largar de vez as anotações em papel

Esse é o grande momento, e, sem sombra de dúvidas, um dos pontos em que os veterinários normalmente se frustram. Em primeiro lugar, é importante passar por um período de testes, para que você tenha uma noção de como será o dia a dia. As empresas oferecem normalmente um período de 7 a 15 dias, que considero insuficiente. Mantenha o foco nos testes e seja objetivo – assim conseguirá identificar os pontos fortes e fracos e decidir rapidamente.

Não espere que o sistema se adapte totalmente aos seus processos; certamente será necessário fazer alguns ajustes na maneira de trabalhar. Procure avaliar o impacto desses ajustes.

Anote todas as suas dúvidas e procure solucioná-las em conversas por telefone ou videoconferências. Se você nunca usou o Skype ou o Google Hangout para realizar conversas online, aproveite a oportunidade para aprender. Esses aplicativos permitem o compartilhamento de telas, recurso muito usado pelas empresas de software para apresentar suas soluções e realizar treinamentos à distância.

Esse contato com a empresa no período de testes é importante e permite avaliar a disponibilidade e o nível de conhecimento do produto das pessoas com as quais você está conversando. Você deve se sentir seguro de que será atendido imediatamente por uma pessoa habilitada a responder a suas perguntas.

Verifique se o sistema permite resolver rapidamente as tarefas mais frequentes na rotina de uma clínica, como o cadastro de um cliente, a localização de fichas e o registro de serviços. A interface deve ser amigável e confortável. Telas com muitos botões e recursos dispostos de maneira desorganizada podem causar uma sensação de poluição visual. Lembre-se de que o sistema será usado por horas, todos os dias, e por isso o que deve prevalecer nas telas são características como simetria entre os elementos, organização e cores suaves.

Alinhando a expectativa com os resultados

Os resultados obtidos com o processo de informatização devem ser mensurados de maneira objetiva, usando índices e parâmetros exibidos em relatórios do próprio sistema. Minha sugestão é realizar uma reunião de avaliação a cada um ou dois meses. Em geral, na primeira reunião de avaliação é possível analisar o tempo médio de um atendimento clínico, considerando cada veterinário separadamente e a clínica como um todo. Nesses primeiros meses, tarefas como cadastrar um cliente, localizar uma ficha, registrar dados do atendimento, criar uma prescrição e enviá-la ao cliente devem ser feitas exclusivamente no sistema e resultarão em uma redução do tempo médio de atendimento ao cliente.

Na segunda reunião de avaliação do sistema, passados cerca de quatro meses da implantação, os veterinários e os gestores devem dar atenção especial aos relatórios administrativos – como de fechamento de caixa e extrato financeiro – e analisar o movimento dos valores das despesas e receitas da clínica. É o momento de verificar se todos os lançamentos financeiros foram feitos e reforçar o treinamento dos colaboradores para que tudo seja registrado no sistema. Ao cadastrar a compra de produtos a partir de nota fiscal eletrônica, o sistema deverá permitir o cadastro imediato de produtos no banco de dados, assim como o registro das quantidades e valores de compra e venda. A saída de produtos e medicamentos usados no atendimento deve ser automática. Relatórios de sugestão de compra ajudarão a manter o estoque em níveis ideais, sem excessos ou falta de produtos.

Nas próximas reuniões de acompanhamento, os gestores devem analisar com atenção alguns parâmetros considerados mais importantes – como o número de atendimentos, ticket médio, receitas e despesas – e, a partir desses números, tomar decisões para alcançar o objetivo inicial, ou seja, melhorar a eficiência e a lucratividade da atividade.

Em resumo, informatizar e gerenciar são duas ações que andarão sempre juntas e devem ser encaradas como ferramentas para alcançar dois objetivos importantes: sobrevivência e crescimento.

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